ACCORD DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES (NDA)

entre

Evomatec
(ci-après dénommée « EVOMATEC »)

et

……………………………………………………………………………
(ci-après dénommée le « PARTENAIRE COMMERCIAL »)

EVOMATEC et le PARTENAIRE COMMERCIAL sont ci-après désignés conjointement comme les « Parties » et individuellement comme une « Partie ».

Date : …………………
Lieu : …………………

Préambule

Les Parties envisagent d’établir une coopération commerciale dans le cadre de laquelle EVOMATEC aura accès à des informations confidentielles et à des données à caractère personnel du PARTENAIRE COMMERCIAL et de ses clients.
Le présent Accord a pour objet de garantir un niveau de protection élevé et professionnel de l’ensemble des informations confidentielles et des données à caractère personnel, de protéger le PARTENAIRE COMMERCIAL contre toute utilisation abusive de ces informations et de définir clairement les rôles des Parties du point de vue de la protection des données et des relations commerciales.

En considération de ce qui précède, les Parties concluent le présent Accord de confidentialité et de protection des données.

§ 1 Parties et objet de l’Accord

1.1 EVOMATEC est une société exerçant notamment dans le domaine de la construction mécanique, du service, de la maintenance, du conseil technique et de services connexes.

1.2 Le PARTENAIRE COMMERCIAL est une société qui coopère ou souhaite coopérer avec EVOMATEC dans le cadre de projets spécifiques, de prestations ou de contrats de service et qui, à cette fin, met à la disposition d’EVOMATEC des informations confidentielles et des données à caractère personnel.

1.3 Le présent Accord a pour objet de définir les droits et obligations des Parties en ce qui concerne

  • la confidentialité de toutes les informations et données transmises par le PARTENAIRE COMMERCIAL à EVOMATEC, et

  • la protection des données dans le cadre du traitement de données à caractère personnel par EVOMATEC pour le compte du PARTENAIRE COMMERCIAL.

1.4 Le présent Accord s’applique à toutes les formes de coopération dans lesquelles EVOMATEC reçoit ou peut avoir accès à des informations et données du PARTENAIRE COMMERCIAL, indépendamment de l’existence ou non d’un contrat principal distinct (par exemple contrat de service, contrat de fourniture).

§ 2 Objet du transfert de données et d’informations

2.1 Dans le cadre de la coopération, le PARTENAIRE COMMERCIAL peut notamment transmettre à EVOMATEC les informations suivantes :

  • données d’identification de clients et de clients potentiels

  • coordonnées (par exemple adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, fonction)

  • informations relatives aux machines, produits et services proposés ou acquis

  • demandes de service, de maintenance, de réclamation et de pièces de rechange, ainsi qu’informations techniques

  • données commerciales et techniques liées aux projets, dessins, descriptions et documentation

2.2 EVOMATEC s’engage à utiliser l’ensemble des informations transmises par le PARTENAIRE COMMERCIAL exclusivement :

  • pour la gestion, le suivi et le soutien des relations clients établies par le PARTENAIRE COMMERCIAL,

  • pour la fourniture de prestations de service, de maintenance, de mise en service et d’assistance technique,

  • pour la fourniture de pièces de rechange, de solutions techniques et de recommandations,

  • ainsi que pour d’autres finalités commerciales légitimes expressément convenues par écrit entre les Parties,

et dans tous les cas au nom et pour le compte du PARTENAIRE COMMERCIAL.

2.3 Toute utilisation des informations à des fins commerciales, marketing ou concurrentielles indépendantes, distinctes des intérêts du PARTENAIRE COMMERCIAL, est expressément interdite, sauf si le PARTENAIRE COMMERCIAL a donné au préalable son consentement exprès et écrit.

§ 3 Définition des informations confidentielles

3.1 Aux fins du présent Accord, on entend par « Informations confidentielles » toutes informations et données, quel qu’en soit le support (notamment écrit, oral, électronique, numérique, graphique, audiovisuel ou autre), que

  • le PARTENAIRE COMMERCIAL met directement ou indirectement à la disposition d’EVOMATEC, ou

  • EVOMATEC obtient dans le cadre de la coopération avec le PARTENAIRE COMMERCIAL,

y compris toutes les données à caractère personnel des clients, interlocuteurs, employés ou autres personnes concernées.

3.2 Les Informations confidentielles comprennent notamment, sans toutefois s’y limiter :

a) les informations commerciales, techniques et financières du PARTENAIRE COMMERCIAL et de ses clients
b) les listes de clients, bases de données clients, contrats clients, documents de projets et d’offres, calculs de coûts, listes de prix, systèmes de remise, conditions générales de vente
c) les rapports de service, de maintenance, de qualité et d’incident, les dessins techniques, données CAO, conceptions, spécifications, configurations logicielles, documentations, comptes rendus internes et rapports
d) les données à caractère personnel des clients, interlocuteurs, employés ou autres personnes concernées (par exemple nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, fonction, historique des commandes, des services et des achats)
e) l’existence, le contenu et les conditions du présent Accord ainsi que l’ensemble des négociations y afférentes
f) les informations stratégiques du PARTENAIRE COMMERCIAL, y compris les analyses de marché et de concurrence, plans d’affaires, plans de développement et d’investissement

3.3 Il n’est pas nécessaire que les informations soient expressément identifiées comme « confidentielles ». Le critère déterminant est de savoir si, compte tenu d’une appréciation objective et des circonstances de leur divulgation, les informations doivent typiquement être considérées comme confidentielles. En cas de doute, les informations sont traitées comme confidentielles au bénéfice du PARTENAIRE COMMERCIAL.

§ 4 Obligations de confidentialité d’EVOMATEC

4.1 EVOMATEC s’engage à traiter toutes les Informations confidentielles :

  • de manière strictement confidentielle,

  • à les protéger contre tout accès non autorisé, toute perte, altération ou divulgation non autorisée au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées,

  • et à les utiliser exclusivement dans le cadre et aux fins définis dans le présent Accord.

4.2 EVOMATEC ne peut divulguer les Informations confidentielles au sein de sa propre organisation qu’aux personnes qui :

  • ont impérativement besoin de ces informations pour l’exécution des tâches découlant de la coopération (principe du « besoin d’en connaître »), et

  • sont tenues par des obligations contractuelles ou légales de confidentialité assurant un niveau de protection au moins équivalent à celui du présent Accord.

4.3 EVOMATEC veille à ce que tous les employés, organes, sociétés affiliées, consultants externes, prestataires de services informatiques et autres auxiliaires qui ont accès aux Informations confidentielles soient préalablement informés des exigences de confidentialité et dûment soumis à une obligation de confidentialité. EVOMATEC est responsable des actes et omissions de ces personnes comme des siens propres.

4.4 Sans le consentement préalable exprès et écrit du PARTENAIRE COMMERCIAL, EVOMATEC n’est notamment pas autorisée à :

  • reproduire, copier, exporter ou transférer les Informations confidentielles sur d’autres supports au-delà de ce qui est nécessaire à l’exécution du contrat,

  • intégrer les Informations confidentielles dans ses propres bases de données, sauf si cela sert exclusivement à l’exécution des tâches pour le compte du PARTENAIRE COMMERCIAL,

  • contacter des clients existants ou potentiels du PARTENAIRE COMMERCIAL d’une manière qui contourne ou désavantage économiquement le PARTENAIRE COMMERCIAL,

  • utiliser les Informations confidentielles à des fins de marketing, de vente ou de concurrence pour son propre compte ou pour le compte de tiers, ou les mettre à disposition de tiers, que ce soit à titre onéreux ou gratuit.

§ 5 Exceptions à l’obligation de confidentialité

5.1 L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations pour lesquelles EVOMATEC est en mesure de prouver que :

a) ces informations étaient déjà publiques au moment de leur divulgation par le PARTENAIRE COMMERCIAL ou sont devenues publiques par la suite sans faute de la part d’EVOMATEC,
b) ces informations étaient licitement connues d’EVOMATEC sans obligation de confidentialité avant leur divulgation par le PARTENAIRE COMMERCIAL,
c) ces informations ont été licitement communiquées à EVOMATEC par un tiers sans violation d’une obligation de confidentialité envers le PARTENAIRE COMMERCIAL,
d) ces informations doivent être divulguées en vertu de dispositions légales impératives, de décisions de justice définitives ou d’ordres contraignants d’autorités publiques.

5.2 En cas d’obligation de divulgation conformément au § 5.1 (d), EVOMATEC, dans la mesure où cela est juridiquement autorisé et pratiquement possible,

  • informe le PARTENAIRE COMMERCIAL par écrit et sans retard injustifié,

  • limite l’étendue de la divulgation au minimum légalement requis, et

  • coopère avec le PARTENAIRE COMMERCIAL pour examiner et mettre en œuvre d’éventuelles mesures de protection ou de défense.

§ 6 Traitement des données à caractère personnel (Protection des données)

6.1 Les Parties reconnaissent que, dans le cadre de leur coopération, des données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et d’autres lois sur la protection des données peuvent être traitées. La protection de ces données revêt une importance élevée pour les Parties – en particulier au bénéfice du PARTENAIRE COMMERCIAL.

6.2 Dans la mesure où EVOMATEC traite des données à caractère personnel pour le compte du PARTENAIRE COMMERCIAL, les dispositions suivantes s’appliquent :

  • le PARTENAIRE COMMERCIAL est le responsable du traitement au sens du RGPD,

  • EVOMATEC est le sous-traitant au sens du RGPD.

6.3 EVOMATEC s’engage :

  • à ne traiter les données à caractère personnel que conformément aux instructions documentées du PARTENAIRE COMMERCIAL,

  • à n’utiliser les données à caractère personnel qu’aux fins visées au § 2 du présent Accord et/ou convenues séparément,

  • et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l’article 32 du RGPD afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

6.4 EVOMATEC ne fera appel à aucun sous-traitant ultérieur pour le traitement des données à caractère personnel sans le consentement préalable exprès et écrit du PARTENAIRE COMMERCIAL. En cas d’octroi de ce consentement, EVOMATEC s’assurera que chaque sous-traitant ultérieur est lié par des dispositions contractuelles répondant au minimum aux exigences de protection des données du présent Accord.

6.5 EVOMATEC informera le PARTENAIRE COMMERCIAL sans retard injustifié – de préférence dans un délai de 48 heures – dès qu’elle aura connaissance d’une violation de données à caractère personnel (par exemple perte, accès non autorisé, manipulation ou divulgation non autorisée de données à caractère personnel) affectant des données à caractère personnel du PARTENAIRE COMMERCIAL. EVOMATEC prendra toutes les mesures raisonnables pour contenir, analyser et atténuer la violation et coopérera étroitement avec le PARTENAIRE COMMERCIAL à cet égard.

6.6 Le PARTENAIRE COMMERCIAL reste responsable, en tant que responsable du traitement, de la satisfaction des droits des personnes concernées (notamment droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition). EVOMATEC soutiendra le PARTENAIRE COMMERCIAL dans une mesure raisonnable dans l’accomplissement de ces obligations, notamment en fournissant les informations nécessaires et une assistance technique.

6.7 À l’issue de la coopération ou sur demande écrite expresse du PARTENAIRE COMMERCIAL, EVOMATEC – sous réserve d’éventuelles obligations légales de conservation –

  • restituera au PARTENAIRE COMMERCIAL l’ensemble des données à caractère personnel du PARTENAIRE COMMERCIAL, et

  • resti uera ou supprimera/détruira de manière sécurisée toutes les copies, sauvegardes et dérivés de ces données,

et confirmera par écrit au PARTENAIRE COMMERCIAL l’intégralité de la restitution ou de la suppression.

§ 7 Droits d’audit et d’information du PARTENAIRE COMMERCIAL

7.1 Afin de protéger les intérêts du PARTENAIRE COMMERCIAL, EVOMATEC s’engage, à la demande du PARTENAIRE COMMERCIAL, à

  • fournir des preuves appropriées démontrant le respect du présent Accord et des dispositions applicables en matière de protection des données (par exemple certificats, politiques internes, rapports d’audit), et

  • fournir des informations sur les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre.

7.2 Le PARTENAIRE COMMERCIAL est habilité, sous réserve d’un préavis raisonnable, à effectuer lui-même ou par l’intermédiaire d’auditeurs désignés par lui et soumis à une obligation de confidentialité, des contrôles appropriés (par exemple audits, vérifications ponctuelles) auprès d’EVOMATEC, dans la mesure où cela est nécessaire pour vérifier le respect du présent Accord. Lors de ces contrôles, les intérêts légitimes d’EVOMATEC en matière de sécurité et de fonctionnement devront être dûment pris en compte.

§ 8 Droits de propriété intellectuelle

8.1 Tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle relatifs aux Informations confidentielles demeurent la propriété exclusive du PARTENAIRE COMMERCIAL ou des titulaires de droits concernés.

8.2 Le présent Accord n’accorde à EVOMATEC aucune licence, droit d’utilisation ou autre droit réel sur les Informations confidentielles, sauf disposition contraire expresse convenue par écrit dans un contrat distinct.

8.3 EVOMATEC n’est pas autorisée à utiliser la dénomination sociale, les marques, logos, noms de produits ou autres signes distinctifs du PARTENAIRE COMMERCIAL sans le consentement préalable exprès et écrit de ce dernier.

§ 9 Responsabilité

9.1 Sauf si le PARTENAIRE COMMERCIAL en a convenu autrement par écrit, il n’assume aucune garantie quant à l’exhaustivité, l’exactitude ou l’adéquation des informations fournies à un usage particulier.

9.2 EVOMATEC est responsable envers le PARTENAIRE COMMERCIAL de tous les dommages résultant d’une violation fautive des obligations de confidentialité, de protection des données ou de sécurité des données prévues dans le présent Accord. Ceci inclut notamment :

  • les dommages directs démontrables,

  • les dommages indirects et consécutifs,

  • le manque à gagner, dans la mesure permise par la loi, et

  • les réclamations fondées de tiers (notamment clients, personnes concernées, autorités).

9.3 Sans le consentement préalable exprès et écrit du PARTENAIRE COMMERCIAL, EVOMATEC n’est pas autorisée à

  • contacter en son propre nom ou au nom de tiers des clients existants ou potentiels du PARTENAIRE COMMERCIAL,

  • solliciter de manière autonome des informations, documents ou données auprès de ces clients,

  • conclure de manière autonome, en son propre nom, des contrats, offres ou autres relations commerciales avec ces clients.

Toutes les demandes relatives aux clients sont exclusivement coordonnées par l’intermédiaire du PARTENAIRE COMMERCIAL. Le PARTENAIRE COMMERCIAL détient le droit exclusif de la gestion directe, de la structuration substantielle et de la conception contractuelle des relations clients.
EVOMATEC n’est autorisée à communiquer directement avec les clients du PARTENAIRE COMMERCIAL que si ce dernier lui a préalablement donné une autorisation écrite expresse à cet effet, et uniquement dans le cadre et les limites de cette autorisation.

§ 10 Durée et maintien des effets

10.1 Le présent Accord entre en vigueur à la date de sa signature par les deux Parties.

10.2 Les obligations de confidentialité et de protection des données s’appliquent pendant toute la durée de la relation commerciale entre les Parties et continuent de s’appliquer pendant une période d’au moins dix (10) ans après la fin de la coopération ou après la date de la dernière divulgation d’Informations confidentielles, la date la plus tardive étant retenue.
Les délais de conservation et de prescription légaux plus longs, notamment en ce qui concerne les données à caractère personnel, demeurent inchangés.

10.3 La cessation de la coopération – quel qu’en soit le fondement juridique – n’affecte pas la validité des dispositions du présent Accord relatives à la confidentialité, à la protection des données et à la protection des intérêts du PARTENAIRE COMMERCIAL.

§ 11 Restitution et suppression des documents

11.1 Sur demande écrite du PARTENAIRE COMMERCIAL ou à l’issue de la coopération, EVOMATEC

  • restituera au PARTENAIRE COMMERCIAL tous les documents, supports de données et autres supports contenant des Informations confidentielles du PARTENAIRE COMMERCIAL, ou

  • sur demande expresse du PARTENAIRE COMMERCIAL, supprimera ou détruira de manière sécurisée et définitive ces documents et données.

11.2 Dans la mesure où des obligations légales impératives de conservation s’opposent à une suppression complète, EVOMATEC est autorisée à conserver les données concernées uniquement aux fins de satisfaire à ces obligations de conservation et uniquement pendant la durée légalement requise. À l’expiration de cette période, les données doivent être supprimées sans retard injustifié.

11.3 EVOMATEC n’est pas autorisée à faire valoir des droits de rétention sur les données ou documents du PARTENAIRE COMMERCIAL lorsqu’il s’agit d’Informations confidentielles ou de données à caractère personnel.

§ 12 Forme écrite, cession, droit applicable, Convention de Vienne (CISG) et juridiction compétente

12.1 Toute modification ou tout complément au présent Accord, y compris tout accord annexe, n’est valable que s’il est établi par écrit et signé par les deux Parties. Il en va de même pour toute renonciation à l’exigence de la forme écrite.

12.2 Aucune des Parties ne peut céder, en tout ou partie, les droits et obligations découlant du présent Accord à un tiers sans le consentement préalable exprès et écrit de l’autre Partie. Toute dérogation à cette règle fait l’objet d’un accord distinct écrit et signé par les deux Parties.

12.3 Le présent Accord est régi et interprété conformément au droit de la République fédérale d’Allemagne, à l’exclusion des règles de droit international privé.
La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (Convention de Vienne, CISG) ne s’applique pas au présent Accord.

12.4 Pour tous litiges commerciaux découlant du présent Accord ou en lien avec celui-ci, les tribunaux matériellement compétents de Stuttgart sont exclusivement compétents.

12.5 Si une quelconque disposition du présent Accord est ou devient invalide ou inapplicable, en tout ou partie, la validité des autres dispositions n’en sera pas affectée. Les Parties s’engagent à remplacer la disposition invalide ou inapplicable par une disposition valide et applicable se rapprochant le plus possible de l’objectif économique de la disposition invalide ou inapplicable.

§ 13 Dispositions finales et exemplaires

13.1 Le présent Accord constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant la confidentialité et la protection des données dans le cadre de leur coopération. Tout accord oral ou écrit antérieur portant sur le même objet est remplacé par le présent Accord, sauf s’il est expressément maintenu par écrit.

13.2 Le présent Accord est établi en deux exemplaires de même teneur et de même valeur. Chaque Partie en reçoit un exemplaire.

Signatures

Evomatec
Nom / Fonction : ……………………………
Signature : ………………………………………

PARTENAIRE COMMERCIAL
Société : ………………………………………
Nom / Fonction : ……………………………
Signature : ………………………………………

Informations Légales